Slack o Visio? ¿Mensaje o reunión? Encontrar el tempo correcto entre los intercambios instantáneos y las respuestas retrasadas es el nuevo desafío para el trabajo híbrido. La estructuración de una comunicación interna efectiva se basa en la capacidad de las organizaciones para movilizar sabiamente las dimensiones sincrónicas y asincrónicas. Esta dinámica condiciona el compromiso de los equipos, la gestión del tiempo y la calidad de las interacciones. Para un equipo que se ajusta a la actuación, saber al hablar con Live o al dejar un mensaje puede marcar la diferencia.
Nada es más importante en la gestión de un equipo que en una comunicación efectiva, y la elección del canal apropiado para comunicar su mensaje puede ser decisivo para la forma en que este último se recibirá y se tendrá en cuenta. Pero todos los canales de comunicación no son iguales, y la gran pregunta que surge para las empresas modernas es la siguiente: ¿Deberíamos favorecer la comunicación sincrónica o asincrónica para colaborar de manera más efectiva?
Cuando se trata de determinar cómo implementar una comunicación sincrónica o asincrónica en el lugar de trabajo, es esencial encontrar el equilibrio que mejor se adapte a sus empleados.
¿Qué es la comunicación sincrónica?
La comunicación sincrónica es cualquier comunicación que tenga lugar en tiempo real entre dos o más personas, con la expectativa de una respuesta inmediata. En una oficina ordinaria, la mayoría de las comunicaciones son sincrónicas y a menudo tienen lugar sin que nadie lo piense. Sin embargo, cuando eres miembro de un equipo remoto o híbrido, la comunicación sincrónica requiere una planificación adicional.
Las ventajas de la comunicación sincrónica
Para los equipos remotos, en particular aquellos que rara vez se encuentran en persona, la comunicación sincrónica contribuye a establecer la confianza y la convivencia. Tener la posibilidad de llevar a cabo actividades o tomar noticias en tiempo real puede ayudar enormemente a los empleados distantes a sentirse conectados con el resto de la organización. En consecuencia, la comunicación sincrónica debe reservarse para situaciones que promuevan la socialización o que requieren respuestas inmediatas.
¿Qué es la comunicación asincrónica?
La comunicación asincrónica es una comunicación en la que existe una brecha entre el momento en que una persona transmite la información y que cuando la otra persona la recibe. En otras palabras, la comunicación asincrónica es cualquier comunicación que no tenga lugar en tiempo real. Para la mayoría de los equipos remotos e híbridos, la comunicación asincrónica es el modo ideal de transmisión de información. La comunicación asincrónica permite que todas las partes tomen el tiempo necesario para procesar información y responder a ella, dependiendo del ritmo que mejor se adapte a su horario. Esta es una herramienta esencial para equipos remotos, pero también ha ganado importancia en los espacios de trabajo gracias a la democratización de las herramientas de comunicación asincrónica.
Ventajas de la comunicación asincrónica
Independientemente del tipo de trabajador, ya sea un empleado remoto o un empleado que trabaje principalmente en el sitio, el uso de herramientas de comunicación asincrónica durante toda la jornada laboral tiene muchas ventajas. Cuando los métodos de comunicación asíncrona son privilegiados, le permiten liberarse de la presión de una respuesta inmediata y tomarse el tiempo para formular una respuesta que es más que una reacción automática. Comunicarse de acuerdo con su propio ritmo permite mejorar la calidad de la comunicación, lo cual es una ventaja para cualquier organización, ya sea que funcione de forma remota o en el sitio. El uso de la comunicación asincrónica en el lugar de trabajo también tiene otras ventajas:
* Al responder a las comunicaciones de acuerdo con su conveniencia, habrá menos interrupciones durante la jornada laboral, lo que permitirá a todos concentrarse en su trabajo sin distraerse.
* Cuando se utilizan herramientas de comunicación asincrónica, es posible reservar el tiempo durante el día para responder a los mensajes, lo que le permite planificar mejor la jornada laboral que si la comunicación se hiciera inmediata.
* Como en la mayoría de los casos, se escribe la comunicación asincrónica, esto le permite crear un documento vivo al que puede referirse en cualquier momento.
* La comunicación asincrónica simplifica considerablemente la colaboración entre los empleados que trabajan de forma remota y en diferentes zonas horarias.
* Como la comunicación asincrónica no requiere entradas instantáneas, es posible tomarse el tiempo necesario para planificar proyectos con anticipación, lo que hace posible adoptar un estado mental más proactivo.
* Los equipos asincrónicos pueden trabajar cuando se sienten más productivos o durante «horas de trabajo flexibles», en lugar de seguir el horario tradicional de 9 a.m.
Saber cómo elegir entre un flujo de trabajo sincrónico o asincrónico
Saber que la elección entre la comunicación asincrónica y sincrónica es una decisión esencial para una colaboración efectiva, es necesario hacer las siguientes preguntas para saber cuándo usar una u otra en el contexto de las actividades de una organización.
¿Cuál es el tamaño de su equipo?
En primer lugar, es necesario determinar la cantidad de personas que su mensaje debe tocar. ¿Deberíamos hacer una presentación a todo el equipo o la empresa? ¿O tal vez comunicarse con un solo colega o un pequeño grupo de personas? Esta respuesta no le permitirá saber de inmediato si establecer una comunicación sincrónica o asincrónica, sino que ayudará a definir los parámetros de su comunicación.
¿Será alto el nivel de interacción?
Es necesario proporcionar el grado de participación pública al que se dirige. ¿Los necesita solo escuche su mensaje? ¿O espera que comprometan un diálogo con usted y los otros participantes en la reunión?
¿Cuál es la emergencia de su mensaje?
Pregúntese si su mensaje es urgente para ayudarlo a determinar si necesita usar una comunicación sincrónica o asincrónica.
¿Cuál es el grado de complejidad de su mensaje?
Piense en el tamaño de su mensaje y lo que implica.
¿Existe el riesgo de interpretación errónea?
No hay nada peor que un mensaje que no se entiende. Pero ya sea fallas de escritura o lenguaje, un tono malinterpretado o el desafortunado uso de un emoji, las rupturas de comunicación son frustrantes. Y pueden causar grandes problemas, especialmente en equipos remotos donde hay menos oportunidades para interpretar el lenguaje corporal y las expresiones faciales.
La comunicación sincrónica y asincrónica tiene su lugar en la creación de equipos híbridos productivos y motivados. La combinación de estos métodos de comunicación permite a las organizaciones enfrentar los desafíos únicos de la colaboración en un espacio de trabajo híbrido. La comunicación sincrónica ofrece una interacción esencial de tiempo real para promover el compromiso, promover la colaboración espontánea y fortalecer las relaciones entre los empleados. La comunicación asincrónica ofrece flexibilidad que promueve la gestión efectiva del tiempo, lo que permite a los empleados estar más enfocados en sus misiones y la empresa para ser más eficientes. Al utilizar estratégicamente métodos de comunicación sincrónicos y asincrónicos, las organizaciones pueden promover una colaboración efectiva, garantizar la inclusión y superar los desafíos planteados por la configuración de un espacio de trabajo híbrido.
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Par Frank WeishauptCEO D 'Owl Labs
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