Los datos se han vuelto cruciales para las empresas. Todo se hace para recolectarlos, usarlos, protegerlos y preservarlos. Como resultado, las empresas se enfrentan a un dilema que resolver en términos de gobernanza: almacenamiento, copia de seguridad, replicación, archivado. Estas soluciones satisfacen necesidades muy diferentes. Copia de seguridad y replicación, para garantizar la protección y disponibilidad de los datos. Archivado, en un marco legal (compliance) y/o en una lógica de almacenamiento y optimización de costos.
“64 zettabytes en 2020 y 181 zettabytes en 2025, es decir, 181 billones de bytes”.
Estas cifras, de la Oficina Parlamentaria para la Evaluación de Opciones Científicas y Tecnológicas, ilustran la dinámica exponencial de los datos generados en todo el mundo.
Gobernancia datos: ¿qué solución elegir y con qué propósito?
Con tales volúmenes de datos, el problema ya no es solo recolectarlos, sino también almacenarlos, preservarlos y protegerlos. A continuación, se ofrecerán a las empresas varias opciones para la gestión de datos: ¿qué almacenamiento elegir? ¿Qué método de archivo? ¿Copia de seguridad o replicar?
Una solución de almacenamiento cumple con un objetivo de retención de datos. Los datos se mantienen en línea (nube) o en las instalaciones (servidores locales): se supone que los datos deben ser accesibles para todos, todo el tiempo, independientemente de los dispositivos, pero con diferentes niveles de autorización y acceso. Responde a una lógica de adaptación a las nuevas formas de trabajo, para facilitar el teletrabajo, el trabajo híbrido y colaborativo.
Una solución de copia de seguridad hace posible proteger los datos. Se utiliza para tener una copia de los datos de producción en un almacenamiento separado, para prevenir situaciones de desastre (pérdida, robo, ataques cibernéticos, corrupción, etc.) Quien dice respaldo, dice restaurar datos, en cualquier momento, en su estado original.
A menudo se menciona otro término cuando hablamos de copia de seguridad, el de replicación. Su objetivo es asegurar la continuidad del funcionamiento de las actividades productivas. Esto implica sincronizar las copias y distribuirlas a los diferentes almacenes de la empresa (Online, On-Premise). La replicación asegura así la disponibilidad permanente de datos críticos y aplicaciones estratégicas, en caso de avería, por ejemplo. En ambos casos, el desafío es garantizar la disponibilidad y protección de los datos.
Una solución de archivo electrónico (SAE) se utiliza principalmente en un marco legal (legal, cumplimiento) para almacenar documentos importantes (facturas, contratos, documentos contables, expedientes de personal, etc.) durante el plazo que reglamentariamente se establezca. Un colaborador podrá así, gracias a una palabra clave, encontrar todos los documentos relacionados con su investigación (e-Discovery). Como los archivos archivados ya no se pueden modificar, su integridad se conserva a lo largo del tiempo. También se utiliza una herramienta SAE para optimizar el almacenamiento, en una lógica de reducción de costo. En base a criterios de obsolescencia, redundancia, antigüedad, de los datos, la solución permitirá trasladarlos a un almacenamiento menos costoso que el de producción. El archivo también permite configurar un tiempo automatizado de conservación o destrucción de datos (período de retención de datos predefinido).
A medida que aumenta el volumen de datos, aumentan los riesgos de ciberamenazas. Ninguna empresa hoy en día puede descuidar su estrategia de retención y protección de datos. Es tanto más difícil cuanto que los estándares son numerosos y las empresas todavía confunden con demasiada frecuencia los conceptos de almacenamiento, archivo, archivo legal, copia de seguridad y replicación. El uso de expertos adquiere todo su sentido, sobre todo porque son los más capaces de prescribir una solución que satisfaga las necesidades de cada estructura en términos de gobierno de datos, según el presupuesto y el nivel de protección y seguridad. requerido.
Estándares y certificaciones para saber
La gestión de datos ha llevado a la creación de certificaciones y estándares para enmarcar soluciones de mercado:
- RGPDque regula la gestión de los datos personales en los sistemas de información de las organizaciones presentes en el territorio de la Unión Europea.
- La certificación HDS (Alojamiento de datos de salud) que tiene como objetivo fortalecer la protección de los datos de salud en Francia.
- La certificación NF 461 certifica la capacidad del sistema de archivo electrónico (SAE) de una empresa para garantizar la disponibilidad, integridad, confidencialidad y trazabilidad de los archivos electrónicos de acuerdo con la norma NF Z 42-013.
- El estándar NF Z42-020 que enmarca los componentes de la caja fuerte digital (CFN).
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Par Jean-Michel GallebyIngeniero de soluciones en Avepunto.
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