En la era de la digitalización, cuando hablamos de contratos, tenemos derecho a preguntarnos por la protección de datos. Entonces, los usuarios se preguntan cómo proteger sus datos contractuales en línea contra las amenazas.
La nube : esta herramienta que revolucionar Internet
¿Qué es la Nube? La «computación en la nube» o «computación en la nube» en francés es un medio de almacenamiento y red en forma de servicio en línea. La Nube se utiliza tanto a nivel individual como de una empresa para tener acceso a todos los documentos y aplicaciones desde cualquier dispositivo, y en un mismo servidor.
La computación en la nube ha tenido mucho éxito en los últimos años. Se debe a sus múltiples beneficios, tales como:
+ Su facilidad de instalación que solo requiere un navegador y una cuenta de usuario.
+ Su accesibilidad en cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier medio digital (teléfono, computadora y tableta). A día de hoy, es una ventaja para todos los empleados que han optado por trabajar desde casa poder acceder a un documento con un solo clic.
+ Su facilidad para compartir documentos y la posibilidad de trabajo colaborativo.
+ Sus soluciones intuitivas ofrecidas. Lo que te ofrece la Nube es “todo incluido”. Las actualizaciones se realizan solas y, por lo tanto, siempre tenemos acceso a la última versión.
Como cualquier instrumento, la Nube tiene límites. La pregunta que surge con la mayoría de los usuarios es sobre las posibles amenazas. El mejor consejo que se le puede dar a un usuario antes de suscribirse a un software en línea es que se informe. ¿Qué preguntas debe hacerle a su socio de software?
S‘garantizar la seguridad de los datos
1- La infraestructura
La infraestructura es el ecosistema que mantiene sus herramientas digitales funcionando sin problemas. Hay que asegurarse de que estas infraestructuras dispongan de un sistema de prevención de intrusos (IPS), es decir, un sistema que analice el tráfico de la red, detecte los ciberataques y ayude a bloquearlos. También es necesario informarse sobre la presencia de medidas anti-inundaciones. Permiten luchar contra acciones que consisten en enviar una gran cantidad de datos obsoletos con el objetivo de ahogar una red e inutilizarla.
Para proteger la infraestructura, también es posible utilizar varios niveles. Es decir, una arquitectura con varios niveles independientes que incluyen la interfaz de usuario frente a su estación de trabajo (frente), las aplicaciones del servidor que contienen las reglas de administración y acceden a los datos almacenados en la base de datos (parte posterior) y la propia base de datos. Estos niveles están separados por “cortafuegos” también llamados “cortafuegos”, que filtran las entradas y controlan las salidas según las reglas que el administrador ha definido.
2- La fecha
Entonces es necesario preguntarse por la protección de la base de datos. En este punto interviene el cifrado: la operación consiste en convertir los datos de un formato legible a un formato cifrado que no se puede decodificar sin una clave. Luego, los datos pueden transmitirse y cifrarse a través del protocolo TLS 1.2 (Seguridad de la capa de transporte), lo que permite autenticar la confidencialidad e integridad de los datos.
3- Organización
La organización de su socio de software también es importante. Al conocer la organización de la empresa de esta, podrá saber más. ¿Qué medidas puede tomar para garantizar la seguridad? ? Es bueno conocer las certificaciones y auditorías realizadas así como las prácticas operativas realizadas dentro de la empresa.
4- Copias de seguridad
También es necesario realizar copias de seguridad de sus datos de forma regular, o realizar “backups”. Además de las medidas de protección tomadas, tu legaltech también debe tomar medidas de recuperación para cubrirse las espaldas.
Recuerda preguntar según qué ciclo o RPO (Objetivo de punto de recuperación) se configuran las copias de seguridad, es decir, la duración máxima de registro de pérdida de datos durante una avería, por ejemplo. Se complementa con el RTO (Recovery Time Objective), es decir, el tiempo máximo aceptable de un sistema defectuoso. Hablamos de “resiliencia” o capacidad del sistema informático para continuar con su actividad en caso de incidencia.
Lado del usuario: gestión de derechos‘acceso
Para completar todo esto, aquí están los consejos para aplicar dentro de su software de gestión yanálisis de contratos. El primer consejo es el sistema de varios niveles. De hecho, también puede compartimentar su base de datos contractual gestionando los derechos de acceso de los diferentes usuarios. Los actores ofrecen la posibilidad de otorgar derechos de acceso por equipo o por uso por documento pero también de definir los niveles de derechos de acceso (lectura, modificación, etc.), ya sea en el momento de la generación del contrato o durante su seguimiento. Tenga cuidado de no olvidar suspender o transferir los derechos cuando cambien los equipos. Para ello, puede utilizar un SSO (Single Sign-On). Este es un método que centraliza los derechos de los usuarios.
¡Ahora puede compartir documentos de forma segura!
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Par Yves GarañónDirector de DiliTrust
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