Copilot promete transformar la vida diaria de los empleados, pero su costo puede superar rápidamente las ganancias reales. Al combinar IA integrada, agentes internos y licencias específicas, las empresas pueden pasar de la simple experimentación a la productividad controlada. El desafío: hacer de la IA una palanca para la acción en lugar de un gasto.
Para el 73% de los directivos franceses, 2025 es un año crucial para transformar su organización en la era de la IA, según el Barómetro del Índice de Tendencias Laborales de Microsoft. Los CIO de todo el mundo están bajo una fuerte presión para «apostar en grande» por Microsoft Copilot for Work. El argumento parece sencillo: IA integrada en Office para todos, 30 euros por usuario al mes. Pero los números cuentan una historia diferente. Para una empresa con más de 50.000 empleados, esto representa más de 20 millones de euros al año, y gran parte de este gasto no generará un retorno real de la inversión.
De hecho, una licencia de Microsoft 365 ya brinda acceso gratuito a una sorprendente cantidad de funciones útiles de Copilot. Y cuando se trata de pagar por Copilot for Work, la medida más inteligente es otorgar licencias únicamente a los verdaderos usuarios avanzados: el 10-15 % de los empleados que usan Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams todo el día.
El uso de Copilot en los negocios según perfiles
Los usuarios avanzados no son «todos los que usan Outlook». Estos son empleados cuya tarea principal es crear, analizar o sintetizar información en Microsoft 365. Los ejemplos incluyen asistentes ejecutivos, analistas financieros, gerentes de cuentas, profesionales de marketing o comunicaciones y gerentes de proyectos. Estos roles permiten ganancias significativas de productividad a través de redacción, resúmenes y análisis impulsados por IA. Para ellos, el coste anual de 360 euros de Copilot for Work está justificado.
Además, para flujos de trabajo internos como solicitudes de recursos humanos, soporte de TI, instalaciones, compras, seguridad/cumplimiento o incluso operaciones financieras, las soluciones internas basadas en modelos OpenAI permiten automatizar estos servicios más rápidamente y a menor costo. El costo de TI asociado con estos usos se mide en fracciones de centavo por transacción, no en dólares por mes.
La economía de servicios públicos
A modo de ejemplo, la tramitación automatizada de una simple solicitud de baja enviada al departamento de recursos humanos supone un coste de cálculo de aproximadamente 0,0005€. Incluso los flujos de trabajo más complejos, como buscar información en Jira, ServiceNow o SharePoint, cuestan sólo unos pocos centavos al año por empleado. Por tanto, el coste de cálculo anual por empleado asciende de media a unos 0,05 euros. Esto contrasta marcadamente con el costo anual de $360 de una licencia de Copilot for Work, una diferencia de aproximadamente 7.000 veces.
En última instancia, Copilot for Work es poderoso, pero principalmente de “solo lectura”: puede resumir, reescribir y sacar a la luz el conocimiento. Esto es valioso para los usuarios avanzados, pero cuando necesita realizar una acción en un sistema de registro como abrir un ticket, aprobar una orden de compra o restablecer una contraseña, es necesario un agente.
Los líderes de productividad necesitan más
Según los líderes de TI, las personas con más conocimientos tecnológicos dentro de la organización son capaces de crear sus propios agentes. De hecho, un gerente de operaciones de TI creó un agente para revisar las resoluciones de casos y las discusiones de Microsoft Teams sobre incidentes similares en el pasado, resumirlos e identificar a las personas adecuadas y las posibles soluciones para resolver el incidente en cuestión.
Las empresas que quieren sacar el máximo provecho de sus inversiones en Copilot enfrentan una limitación significativa: las personas que tienen las habilidades técnicas para crear sus propios agentes no quieren hacerlo, porque su trabajo principal es implementar y operar la tecnología que maneja el negocio.
¿Qué pasa con las personas responsables de integrar la IA para mejorar la productividad en toda la empresa? Por ejemplo, un agente de IA podría revisar órdenes de compra y contratos en marketing, analizar datos de facturación o incluso simplificar la comparación mensual entre el presupuesto previsto y los resultados reales con el equipo de FP&A. Estos usuarios también se beneficiarían de soluciones listas para usar para acelerar su trabajo.
Es posible que muchos de los líderes de productividad hayan implementado herramientas como Asana. El pensamiento sistémico y de procesos para diseñar procesos e implementar agentes sigue siendo una habilidad poco común. Esta habilidad debe desarrollarse dentro del personal. Pero las empresas necesitarán marcos de IA agentes específicos de dominio, que complementen sus opciones de tecnología LLM, para poder modernizarse más rápido. Luego podrán recurrir a sus mejores creadores de agentes y centrarlos en los procesos que son verdaderamente específicos de su negocio.
En última instancia, no es necesario que los CIO se opongan a la adopción total de Copilot a su total ausencia. Un enfoque híbrido parece ser el más relevante: reservar Copilot for Work para usuarios experimentados (alrededor del 13% del personal), ofrecer funciones gratuitas de Copilot al resto de los empleados y utilizar soluciones internas o agentes de IA dedicados para usos vinculados a los sistemas empresariales. Esta combinación hace posible implementar la IA a gran escala, de manera eficiente y económica.
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Par Ryan ManningDirector de Producto chez Hélice BMC
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